H/F Gestionnaire administratif

• Profil recherché : Bac/bac +2 secrétariat, gestion administrative
• Catégorie statutaire : B
• Branche d’Activité Professionnelle : Gestion et Pilotage (J)
• Famille d’activité professionnelle : Administration et Pilotage
• Emploi-type : Technicien.ne en gestion administrative (J4C42)
• Etablissement : Université de technologie de Troyes – 12, rue Marie Curie – 10000 TROYES
• Affectation structurelle : Unité de recherche « Laboratoire Informatique et Société Numérique » (UR LIST3N)
• Type de contrat : CDD jusqu'au 31/08/2024
• Quotité d’affectation : 100% soit 35h hebdomadaires
• Poste à pourvoir : A compter du 08/01/2024

Présentation de l’établissement

L’Université de Technologie de Troyes, créée en 1994, est aujourd’hui classée parmi les 10 écoles d’ingénieurs les plus importantes en France et forme 3100 étudiants chaque année. Tournée vers l’excellence et en interaction permanente avec le monde économique, l’UTT s’inscrit durablement avec une stratégie d'ouverture et de construction du futur pour un avenir soutenable. En tant que leader du projet d’Université Européenne EUt+, au côté d’une alliance regroupant 8 partenaires, l’UTT est à la fois, à l’initiative, pilote et établissement expérimental pour le développement des nouvelles méthodes et orientations de l’EUt+.

Acteur du développement économique et social de son territoire, Aube, Champagne et Grand Est, l’UTT est implantée à Troyes, ville dynamique à taille humaine, riche d’histoire de patrimoine et de culture, ce qui permet à chacun de s’épanouir dans un cadre privilégié à proximité de la nature.

L’UTT recrute un gestionnaire administratif H/F.

Contexte et environnement de travail

La réorganisation de la recherche opérée en 2020 a mené à la création de 5 unités de recherche dont une en émergence. Les équipes de recherche ERA, LOSI, M2S et Tech-CICO se sont reconfigurées pour donner naissance à LIST3N, unité de recherche labellisée.
Forte de 80 enseignants-chercheurs, 2 ingénieurs permanents, l’UR LIST3N accueille également, en 2022, 2 ingénieurs sur projets, 5 chercheurs associés et 74 doctorants, travaillant dans les domaines disciplinaires des STIC (majoritairement) et des SHS. Le projet scientifique de l’UR LIST3N consiste en la conception d’une chaine de traitement totalement intégrée de la donnée dans la société numérique.

Missions de l'agent

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative et financière de l’UR, et en étroite collaboration avec la gestionnaire administrative en poste, le gestionnaire administratif (H/F) contribue au secrétariat et à la gestion administrative de l’UR et des personnels qui y sont affectés. Il assure l’interface entre ces personnels et les différents services internes et externes à l’UTT en matière de gestion administrative : Service Pilotage et Affaires Financières (SPAF), agence comptable, DNum, Direction du patrimoine et de la logistique, service entretien, accueil, bureau d’aide à l’insertion professionnelle, DRH, Direction de la Formation et de la Pédagogie (DFP), fournisseurs, autres universités en France ou à l’étranger (conventions…).

Activités principales

• Accueil physique et téléphonique
• Accueil et gestion des personnels de l’UR (arrivées, départs, installations, suivi des contrats, des conventions, des comités de sélection en relation avec la DRH)
• Diffusion des informations aux personnels de l’UR
• Gestion du courrier
• Réalisation des comptes rendus de réunions
• Saisie et suivi des commandes et des missions
• Suivi du budget
• Gestion logistique : locaux, matériels informatiques et mobiliers, fournitures, équipements et autres besoins
• Suivi des projets,
• Suivi et mise à jour des tableaux de référence pour les indicateurs
• Coordination avec les services supports en interne
• Aide et soutien à l’organisation des séminaires et colloques en interne…

Compétences essentielles du poste

Savoir généraux, théoriques ou disciplinaires

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Techniques d’élaboration de documents
• Techniques de communication
• Connaissances en Gestion Budgétaire et Comptable Publique
• Langue anglaise : B1 est un plus

Savoir-faire opérationnels

• Maîtriser les outils bureautiques
• Savoir utiliser des logiciels comptables
• Rédiger des comptes rendus et divers supports écrits
• Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches en fonction du calendrier et de l’activité du service
• Savoir anticiper et respecter les délais
• Savoir rendre compte
• Communiquer et assurer la bonne circulation de l’information au sein du service et au-delà ; Faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe

Compétences associées

• Autonomie
• Rigueur / fiabilité
• Discrétion
• Sens relationnel